Regelmatig worden we door klanten gebeld die om een ‘gewaarmerkte vertaling’ vragen. Dan is het telkens even uitzoeken wat ze precies nodig hebben: ‘gewaarmerkte vertalingen’ bestaan namelijk niet. In onze branche kennen we alleen beëdigde vertalingen, al dan niet voorzien van een apostille of legalisatie. Hoe werkt dat precies?
Beëdiging
Een beëdigd vertaler is een professional die op grond van zijn kwalificaties toegelaten is om de eed of belofte bij de rechtbank af te leggen en zich vervolgens te laten inschrijven bij het landelijk register van beëdigd tolken en vertalers (Rbtv), dat door Justitie wordt bijgehouden. Deze vertalers zijn bevoegd om een ‘Verklaring van woordgetrouwheid’ af te geven. Die verklaring, voorzien van stempel en handtekening, dient samen met de betreffende vertaling aan het originele document ‘onlosmakelijk gehecht’ te worden, zo zegt de wet. Dat gebeurt meestal met speciale popnagels of stickers en lintjes. Een enkele nostalgische collega wil nog wel zegellak gebruiken.
Het resultaat is een beëdigde vertaling, die door de meeste officiële instanties in Nederland probleemloos wordt geaccepteerd.
Buitenland
Als de vertaling voor het buiteland bestemd is, ligt de zaak anders. De beëdiging is weliswaar nog steeds geldig, maar er moet ook worden bewezen dat de handtekening van de vertaler authentiek is. Buitenlandse instanties kunnen dat immers niet controleren bij de Nederlandse rechtbank waar de handtekening van de vertaler is gedeponeerd. En nu wordt de zaak ingewikkeld.
Apostille
Om de authenticatieprocedure te vereenvoudigen, hebben 109 landen in 1961 een verdrag ondertekend. Als de beëdigde vertaling voor een van deze landen is bestemd, kan de authenticiteit van de handtekening door middel van een speciale stempel (‘apostille’) worden aangetoond. De apostille wordt afgegeven door de griffier van de rechtbank waar de handtekening van de vertaler is gedeponeerd. Het halen van zo’n apostille is meestal binnen één dag geregeld.
Legalisatie
Is de vertaling voor een land bestemd dat het apostilleverdrag niet heeft ondertekend, dan wordt de procedure complexer. Dan is er namelijk een ‘legalisatie’ vereist, die door de president van de rechtbank dient te zijn getekend, daarna door het ministerie van Justitie en het ministerie van Buitenlandse Zaken. En ten slotte nog door de ambassade van het betreffende land. Je kunt gerust stellen dat het laten legaliseren van een beëdigde vertaling een hele onderneming is.
Een makkelijkere oplossing?
Als u dit allemaal te ingewikkeld vindt, kunt u ons misschien beter bellen en gewoon om een ‘gewaarmerkte vertaling’ vragen … Niemand weet wat dat is, maar wij zullen er wel voor zorgen dat u precies krijgt wat u nodig heeft.
